Verimlilik Katan Teknikler

20.04.2020Ford Dünyası

Evden çalışma sistemini, hayatlarımıza girdiği ilk haftalarda bir yenilik, bir heyecan, bir farklılık gibi algıladığımız için bu geçen sürede verimliliğimizde bir düşüş hissetmemiz çok doğal. Halihazırda dünyaca negatif hisler barındıran bir dönemi yaşıyorken dış motivasyon kaynaklarının da azalması ve hatta tükenmesiyle evlerimizde iş hayatlarımız için de ayrı bir mücadele halindeyiz. Hal böyle olunca iş iç motivasyona düşüyor. İç motivasyonun temel noktalarından biri olan bakış açısının önemini hatırlatarak sizlerle 5 etkili verimlilik tekniğini paylaşmak istiyoruz.

1. Pomodoro Tekniği

Francesco Cirillo tarafından geliştirilen bu yöntem zamanı bloklar halinde kullanarak daha verimli çalışmanızı sağlıyor. Pomodoro İtalyancada domates anlamına geliyor, tekniğin neden bu adı aldığını ilerleyen satırlarda bulacaksınız.

Bu teknikte 25 dakikalık “pomodoro” adlı zaman bloklarında çalışıp her pomodoro bittiğinde 5 dakikalık bir ara vereceksiniz. 4 pomodoro’nun ardından daha uzun bir ara sizin olacak. Yapmanız gereken işleri sıralayın, bir pomodoro’da bitecek işler gibi birkaç pomodoro’da bitecek işleriniz de olabilir.

25 dakikalık sayacınızı kurun ve pomodoro’larınız sırasında sizi rahatsız edecek dış etkenleri en aza indirmeye çalışın. Francesco Cirillo bu tekniği ilk uygulamaya başladığında domates şeklinde bir mutfak sayacı kullandığı için tekniğin adı “pomodoro” olmuş.

Her bir pomodoro’nuzu ön hazırlık/iş süreci/kontrol olarak üç adıma bölebilirsiniz. Yapabileceğinizden daha zor bir program oluşturmayın, bu teknik normal seyrinizde çalışırken daha verimli olmanızı sağlar, daha kısa sürede daha çok iş yükü alabileceğiniz anlamına gelmez.

Bu teknikte dikkat etmeniz gereken en önemli konu; zamana karşı değil, zamanla çalıştığınızın bilincinde olmanızdır.

En büyük kazanımlarından bir diğeri de tükenmişlik hissini ortadan kaldırmasıyla iş-yaşam dengenizi daha belirgin hale getirmesi ve konsantrasyonunuzla motivasyonunuzu bozan dış etkenlerden sizi arındırmasıdır.

2. İş Bitirici (Get Things Done-GTD) Tekniği

David Allen tarafından geliştirilen bu teknikte en önemli nokta aklınızda yapılması gereken ne varsa kâğıda dökmekle başlıyor. Yapılacak en ufak göreve kadar her şeyi kâğıda döktükten sonra bu kategorilere yerleştirin:

Mevcut durumda yapılacaklar
Mevcut durumdaki projeler
Sorumluluk alanları
1-2 yıllık hedefler
3-5 yıllık hedefler
Hayat hedefleri

Bütün hedeflerininiz önünüzde gördüğünüzde büyük resmi de göreceksiniz. Bazı işlerinizin aslında o kadar da vaktinizi almayacağını görmek sizi motive edecek ve hedeflerinize daha sağlam adımlarla ulaşmanızı sağlayacak. Bu tekniğin en önemli özelliği hayatınızı kontrol etmenize hizmet etmesidir.

3. Zen ile Bitirmek (Zen To Done-ZTD)

İş Bitirici (GTD) tekniğine az da olsa benzeyen bu tekniğin en önemli farkı sistem üzerinden değil, alışkanlıklar ve yapış şekli üzerinden yapacağınız değişimle size daha verimli bir çalışma düzeni sunmasıdır.

Zen ile Bitirmek tekniği, günde 3 önemli işi ve haftada birkaç büyük projeyi tamamlayabilmeniz için günlük çalışma sisteminize odaklanır. Bu teknikte her şeyi bir arada yapmak yerine önemli olanlara odaklanarak iş düzeninizi sadeleştirebilirsiniz. Tek yapmanız gereken 10 adımda alışkanlıklarınızı değiştirmek:

Fikirlerinizi, yapacaklarınızı ve notlarınızı mutlaka bir deftere yazın.
Gelen kutunuza düşen yeni e-postalarla ilgili hızlı karar alın; ertelemeyin.
Her gün için önemli olduğunu düşündüğünüz mutlaka en az 3 görevi bitirmeyi hedefleyin.
Bir işle uğraşırken, araya başka bir iş almayın.
Basit bir yapacaklar listeniz olsun, tamamladıkça işaretleyin.
Her şey için yer açın.
Haftalık olarak hedeflerinizi ve tamamladıklarınızı değerlendirin.
Hedef ve görevlerinizi gereklilik gözeterek yeniden düzenleyin.
Rutin belirleyin ve bu rutine sadık kalın.
Sizi mutlu eden işlere öncelik verin. Bu sistem kolay bir şekilde başlayıp hızla adapte olabileceğiniz bir sistemdir.

Zaman yönetiminden çok iş tamamlama odaklı olduğu için tüm iş türlerinde kullanmak zorlayıcı olabilir.

4. Zincirleri Kırma

İşinizin özünde yaratıcılık varsa Jerry Seinfeld’in ilhamıyla ortaya çıkan bu yöntem size göre olabilir. İşlerinizi daha sistemli ve disiplinli bir şekilde yapmanıza katkı sağlayacak bu sistemi uygulamak ise çok basit.

Jerry Seinfeld büyük bir yıllık takvimi önüne almış ve yeni yazılar yazdığı her günü kocaman kırmızı bir çarpı ile işaretlemiş. Çarpılar birbirine değerek zincirleri oluşturmuş ve bu zinciri kırmadan ne kadar uzun sürdürebileceği konusunda kendine meydan okumuş.

Siz bu sistemi aylık olarak da kullanabilirsiniz. Her iş gününe yazacağınız hedefinizi gerçekleştirdiğinizde kocaman bir çarpıyla işaretleyip yeni güne yeni bir hedefle başlayabilirsiniz.

Bu yöntemi sadece iş hayatınız değil, formda kalmak için yapacağınız ev egzersizlerinden günde içmeniz gereken 8 bardak suya kadar birçok farklı hedefiniz için de kullanabilirsiniz.

Başardığınız süreklilik zincirinizi kıracak tatil ve hastalık gibi durumlar elbet olacaktır, onlar için de farklı renklerde çarpılar çizebilirsiniz.

5. Pareto Tekniği

80/20 kuralı olarak da bilinen Pareto prensibini daha verimli çalışmak veya kendinizi daha mutlu hissetmek için de kullanabilirsiniz.

Pareto prensibine göre elde ettiğiniz sonuçların %80’i emeklerinizin %20’sinin karşılığıdır. Bu çıkarım doğrultusunda sizi başarıya veya hedeflerinizi tamamlamaya götüren %20’lik emeğinizin neleri kapsadığını çıkarırsanız bunu iş hayatınıza ve hatta kişisel gelişiminize uygulayarak çok daha verimli ve mutlu hissedebilirsiniz.